建筑企业资料员管理最终达到目的：条理清晰，工程同步；查找便捷，完整齐全；逻辑性强，数据真实；填写规范，耐久性强；图样清晰、图表整洁; 同步移交，电子存档。
实施步骤：挑选技术骨干，编制公司工程资料指导手册，收集整理资料中存在的问题，形成问题库；方便后期解决相关问题。收集全国各地工程资料表格，降低工程中购买资料软件的费用，形成高效利用。选择有意向从事资料员的人员或实习人员，安排到项目部学习资料编制实际操作过程，培养后期储备人员。加强目前资料人员的技能，提高工作效率和工作积极性。培养质检人员，将质量检查落实在施工过程中。各尽其责，资料人员由编制工程资料的角色转变为工程资料收集、工程资料检查、整理。
资料人员岗位技能要求：办公软件的熟练应用，必备excel、word、cad运用技能；掌握一般软件安装、打印机安装、打印机简单维修，了解photoshop等图像处理软件。
编制资料所需办公器具：办公桌椅一套、电脑一台、打印机一台、彩色扫描仪一台、档案盒若干、纸笔若干、装订材料若干。
学习推荐：工程资料管理软件（网上可以下载到，资料里不仅有填写方法，更方便的是能看到它验收方法、规范要求等）
工程资料编制成本分析：工程资料根据项目的具体情况考虑是否设置专职资料员，对于我们处于分包单位时，一个项目从开工到竣工，如果设置专职资料员的话，成本较高。下面我们做一个计算：资料员最低工资：4000.0元、电脑设备最低配置：2500.0元打印设备：a4普通打印机：2000.0元，能打印a3、a4纸加复印复合打印机：6000.0元，打印机换墨：若干个，打印机维修：若干次；打印纸消耗：a3纸、a4纸；装订材料：封面纸、装订夹、三孔打孔器、单孔打孔器、梳式装订机、打码机。
当我们将上面的项目相加之后我们发现，一个工程的资料自己做的成本远远大于包出去的成本，所以当我们处于分包时建议工程资料私下包给总包单位资料员完成。我们处于总包时，工程量大，避免不了要设置专职资料员，那怎么降低成本能，首先我认为应该从施工队上着手，在与工队签订合同时，我们就将工程资料（资料份数、装订要求、竣工图纸要求等）该项明确列入合同条款之中，由工队负责完成资料，将工程资料中的成本转移到工队，我方资料员抽出更多时间管理我方内部管理资料和工程资料的收集整理。同时也大大减少我方资料人员的投入人数，从而做到降低成本。
当我方不可避免的要完成工程资料时，工程资料人员很难第一时间掌握现场的施工情况、材料的入库情况、材料的相关质保证明材料，无法填写资料日期。最好的办法是要求施工人员、采购人员、仓管的配合，但是由此带来了一个问题，就是施工员、仓管等辅助人员认为工程资料就是由资料人员完成的，存在抵触情绪；面对这样的问题，我认为最可行的办法在于工程资料人员的组织计划性，若专职资料人员先将整个项目的工程资料划分出来，将所要完成的工程资料内容、签字等全部填写完毕，仅让施工人员参与填写日期，让监理签字的工作，那他们将容易接受得多。仓管人员必须严格验收材料，完成相关登记等工作，而且要求每批进场材料必须有相关质保证明，并且第一时间将质保资料提供送检人员或资料人员，完成相关资料。